武术馆与社团采购太极剑，先做这张清单

团体采购最容易出错的地方不是总数量，而是型号、号型和配件没有分配到具体人员。先由教练确定用途和统一标准，再让业务核对库存、制作与配送。

第一步：由教练确定统一范围

先写清课程类型、是否用于比赛或表演、是否指定规定剑，以及外观是否必须统一。如果允许同款不同号型，就按成员身高与教练意见分配1至8号；如果允许混合款式，也要说明哪些成员使用哪一款。

商品的身高对照只能用于初步分配。最终号型仍应由教练结合动作习惯和课程安排确认。

第二步：把总数拆成可核对的明细

明细应包含产品名称、号型、数量、剑穗颜色、剑袋或礼盒数量。准备活动时，再补上预计使用日期和台湾收件地区。只报一个总人数，业务无法判断要准备哪些规格。

第三步：先确认样品和差异范围

数量较多时，可以先确认一套样品或当前批次图片。手工制作会出现细小尺寸和纹理差异，团队应提前确定哪些项目必须统一，哪些手工差异可以接受。

精武和凌霜的装具纹样不同，即使文字参数接近，也不适合在没有确认的情况下混发。

第四步：把报价和交付条件写完整

报价应分别写明产品、选配、包装和配送范围。库存、制作周期、台湾运费和可用付款方式会随订单变化，应以本次书面确认内容为准。

收货时按号型和数量逐套核对，保留开箱记录。发现型号、外观或配件不符，及时把订单编号、照片和问题说明一并提交。