武術館與社團採購太極劍，先做這張清單

團體採購最容易出錯的地方不是總數量，而是型號、號型和配件沒有分配到具體人員。先由教練確定用途和統一標準，再讓業務核對庫存、製作與配送。

第一步：由教練確定統一範圍

先寫清課程類型、是否用於比賽或表演、是否指定規定劍，以及外觀是否必須統一。如果允許同款不同號型，就按成員身高與教練意見分配1至8號；如果允許混合款式，也要說明哪些成員使用哪一款。

商品的身高對照只能用於初步分配。最終號型仍應由教練結合動作習慣和課程安排確認。

第二步：把總數拆成可核對的明細

明細應包含產品名稱、號型、數量、劍穗顏色、劍袋或禮盒數量。準備活動時，再補上預計使用日期和台灣收件地區。只報一個總人數，業務無法判斷要準備哪些規格。

第三步：先確認樣品和差異範圍

數量較多時，可以先確認一套樣品或目前批次圖片。手工製作會出現細小尺寸和紋理差異，團隊應提前確定哪些項目必須統一，哪些手工差異可以接受。

精武和凌霜的裝具紋樣不同，即使文字參數接近，也不適合在沒有確認的情況下混發。

第四步：把報價和交付條件寫完整

報價應分別寫明產品、選配、包裝和配送範圍。庫存、製作週期、台灣運費和可用付款方式會隨訂單變化，應以本次書面確認內容為準。

收貨時按號型和數量逐套核對，保留開箱記錄。發現型號、外觀或配件不符，及時把訂單編號、照片和問題說明一併提交。